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协同办公

发布时间: 2013年08月17日

一. 方案背景


  当前企业面临这如何提升办公效率以提升竞争力的挑战,协同办公作为办公自动化、信息化的重要手段,对提升企业效率有非常重要的贡献。如何进行有效协同,提高信息流通效率、办公效率,发挥信息与人员的最大效能,是在企业管理中面临的一个重要课题。很多时候,企业管理的难度并不在于管理方法,决策的困难也不在于管理者的能力;经营的无序和决策的失误,大多是因为看不到经营中的真实情况,或者看到的只是部分的、孤立的问题。执行效率不高和事情做不对,在很大程度上是因为目的不明确、标准不清楚、技能不熟悉、评估不及时和团队不协调等原因所造成。


  除此之外,在信息大爆炸的今天,还面临如下问题:
  1. 信息流通不畅
  信息膨胀、信息孤岛、信息的非结构化和非个性化,给信息管理、信息交流和信息共享,特别是信息的深加工利用带来很大困难,信息不能发挥应有的作用。人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联系,信息流通不畅;合适的信息,不能在合适的时候到达合适的人手中,造成很多信息的延误。
  2. 整体效率低下
  随着经营规模的不断扩大,企业从原先相对集中的办公模式向松散、分布式转换,过去完全集中在一期的作业方式,逐渐变为跨部门、跨区域、跨企业、跨系统的协同办公模式。公司领导之间、领导和员工、员工和员工、企业与供应商及合作伙伴之间,形成了不同的工作圈,各有各的协同模式,这些圈子之间信息不对称、资源不共享、沟通不流畅、给企业协同工作带来很大困难,导致运作效率低下,管理成本增加,无法很好的贯彻执行企业战略,从而导致企业的执行力和核心竞争力降低。
  3. 流程落地困难
  在大型企业中,由于多地域、多产业、多层次的集团运营模式,必然遇到战略分散、组织分散、流程分散、文化分散等问题。这些问题的存在,一方面导致各种规章制度、办事流程难以落地,企业认同度差;另一方面,工作不透明,难以监督管理;工作的随意性,导致无法为流程和制度的持续优化提供有效参考。

 


二. 方案架构


  浪潮ERP协同办公解决方案包含企业门户与协同办公。浪潮企业门户是参考国外先进门户解决方案,结合国内应用实际设计研发而成的一套企业门户系统,即是一套门户开发框架,也是一套门户应用系统。

 

协同办公

 


三.方案价值


  1. 快速创建多级门户
  系统支持多门户站点,对布局、样式、通信等都进行了标准的封装,带有站点模板、页面模板、部件模板等多种模板,可快速创建公司门户、部门门户、团队门户、产品门户、供应商门户等多种门户系统。
  2. 快速实现应用系统信息集成
  系统建立了信息集成统一标准,分为页面-部件-数据源-数据连接器四层,层次之间通过配置即可实现各种信息的快速展现;数据连接器预置了常用的各种数据库、WEB Service、构件、FTP、RSS、POP3等数据连接器,通过配置即可实现从其他应用系统获取数据和进行数据转换。
  3. 建立统一协同工作平台
  通过信息的分级梳理和集成,实现组织办公协同和信息协同,打造办公统一信息入口,以个人为节点提高整个团体工作效率,缩短信息对称时间和过程,降低运营成本,提升工作效能。
  4. 实现知识管理和信息共享平台
  在内部建立一个有效的知识发布和共享的环境,提高企业组织知识管理能力,促进企业组织融合和文化融合,使内部信息能够得以畅享,使员工能够及时了解和使用各类信息,让各种信息发挥更大的作用。
  5. 实现工作流程的自动化
  通过流程梳理和表单定义,实现各种规章制度和办事流程的落地,并使之更加规范、透明,解决跨部门、跨组织、跨系统的协同审批,实现工作流“四化”建设,规范组织管理行为,让潜在流程显性化,让随意流程固定化,让固定流程高效化。
  6. 实现无“址”化办公
  通过系统对分布办公和移动办公支持,使得各类用户不受地域、环境等限制,能够随时随地接入系统,及时获取需要了解的信息和处理需要办理的事务,提高办公效率和效能。

 


四.最佳实践


  中交集团          山东省国资委
  中铁集团          山东省证监局
  中纸集团          烟台国资委
  中化十四建         山东交通运输集团
  中石化壳牌         鲁花集团
  中材集团          泰山保险
  中国航天资源卫星      日照港集团
  人民网           云南云天化集团
  人民搜索          浙江通策医疗集团有限公司
  上海玻璃钢研究院      长城控股
  ……

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